Kullanma Kılavuzu — Tüm özellikler, iş akışları ve adım adım rehber
FiloMind Belge & Evrak Yönetim Sistemi, filo yönetim firmalarının tüm evrak süreçlerini dijitalleştiren kapsamlı bir çözümdür. Kağıt dosyalar, kayıp belgeler, süresi geçen evraklar ve “kim nereye gönderdi?” sorularına son verir.
| Sorun | FiloMind Çözümü |
|---|---|
| 📂 Kağıt dosyalar kayboluyor | Tüm belgeler dijital, bulutta güvende |
| ⏰ Belge süreleri takip edilemiyor | Otomatik süre takibi + 30 gün önceden uyarı |
| 🔄 Sürücü-firma arası evrak akışı yavaş | Anlık yükleme + push bildirim |
| 🔍 Kim neyi yükledi bilinmiyor | Her işlem kayıt altında |
| ✅ Onay süreçleri takip edilemiyor | Dijital onay akışı: Bekleyen → Görüldü → Onay/Red |
Sistemde 8 farklı rol bulunur. Her rol, sadece kendi yetki alanındaki işlemleri yapabilir.
Örnek: Firma yetkili yeni kasko poliçesini yükler → sürücüye atar → push bildirim gider → sürücü belgelerim’den açar → “Gördüm” butonuna basar.
Örnek: Sürücü teslimat noktasında irsaliye alır → fotoğraf çeker → sefer evraklarından yükler → firmaya otomatik atama oluşur → firma onaylar.
İdari yetkili ile evrak yetkili arasında, veya baş şoför ile saha yetkili arasında yatay evrak transferi yapılabilir.
Erişim: Araçlarım → Araç seçin → 📁 Belgeler bölümü
Erişim: Sefer Başlat → Aktif Sefer → 📄 Sefer Evrakları
| Tür | İkon | Açıklama |
|---|---|---|
| İrsaliye | 📋 | Yük teslim belgesi |
| Fatura | 🧾 | Satın alma / hizmet faturası |
| Kantar Fişi | ⚖️ | Tartım belgesi |
| Teslimat Fişi | 📍 | Teslim alma onayı |
| CMR Belgesi | 🌎 | Uluslararası taşıma belgesi |
| Gümrük Beyanı | 🏛️ | Gümrük işlem belgesi |
| Diğer | 📎 | Diğer tüm belgeler |
Erişim: Ana menü → Belgelerim
Sürücünün tüm belgelerini tek ekranda gösteren sayfa. 4 sekme ile organize edilmiştir:
Zimmetli araçların tüm belgeleri, araçlara göre gruplandırılmış.
Yüklediğiniz evrakların durumu — onay bekliyor mu, onaylandı mı, reddedildi mi?
Erişim: Belgeler → Dashboard (yetkili roller)
| Kutucuk | Gösterge | Renk |
|---|---|---|
| Toplam Belge | Firmadaki tüm belge sayısı | 🟣 Mor |
| Onay Bekleyen | Henüz onaylanmamış atamalar | 🟡 Sarı |
| Süresi Dolmuş | Tarihi geçmiş belgeler | 🔴 Kırmızı |
| Bugün Onaylanan | Bugün onaylanan evraklar | 🟢 Yeşil |
Her önemli evrak olayında push notification gönderilir.
| Olay | Bildirim İçeriği | Kime Gider |
|---|---|---|
| 📄 Yeni evrak atandı | “Ahmet Bey size 'Kasko Poliçesi' evrakını atadı” | Atanan kişiye |
| ✅ Evrak onaylandı | “'İrsaliye' evrakınız onaylandı” | Gönderene |
| ❌ Evrak reddedildi | “'Kantar Fişi' reddedildi. Sebep: Bulanık” | Gönderene |
🚗 Araç Ruhsatı · 🛡️ Trafik Sigortası · 🏦 Kasko Poliçesi · 🔍 Muayene Belgesi · 📋 K Belgesi · 🏷️ Yetki Belgesi
💳 Ehliyet · 📜 SRC Belgesi (1-5) · 🧠 Psikoteknik · 🏥 Sağlık Raporu · ☢️ ADR Belgesi · 📋 Sabıka Kaydı
📋 İrsaliye · 🧾 Fatura · ⚖️ Kantar Fişi · 📍 Teslimat Fişi · 🌎 CMR Belgesi · 🏛️ Gümrük Beyanı
| İşlem | Süper Admin | Firma Admin | Evrak Yetk. | Onay Yetk. | Sürücü |
|---|---|---|---|---|---|
| Belge yükleme (araç) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Sefer evrak yükleme | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Evrak atama | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Evrak onaylama | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Dashboard erişimi | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Belgelerim sayfası | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Evet, genellikle 10 MB sınırı vardır. PDF dosyalarını sıkıştırarak yüklemeniz önerilir.
Evet. Tüm belgeler sunucuda güvenli klasörlerde saklanır. Sadece yetkili kullanıcılar erişebilir.
Evet. Son geçerlilik tarihi girildiğinde, sistem 30 gün öncesinden dashboard’da uyarı gösterir.
Hayır. Her sürücü sadece kendi belgelerini ve kendisine zimmetli araçların belgelerini görür.
Evet. Red sebebini okuyun, eksikleri giderin ve tekrar yükleyin.
PWA olarak yüklediyseniz temel sayfalar açılabilir. Ancak belge yükleme ve onay için internet gereklidir.
Sistemi ilk kurulumda, tum surucu, arac ve police verilerini tek tek girmek yerine Excel dosyasi ile toplu aktarabilirsiniz.
/firmalar/import/)| Veri Turu | Ne Iceriyor? | Dogru Sira |
|---|---|---|
| Araclar | Plaka, tip, marka, model, yil, sasi no, KM | 1. ADIM |
| Suruculer | Ad, soyad, telefon, ehliyet, SRC belgeleri | 2. ADIM |
| Policeler | Police no, sigorta sirketi, tur, baslangic/bitis tarihi, prim | 3. ADIM |
| Sonuc | Aciklama |
|---|---|
| Olusturuldu | Yeni kayit basariyla eklendi |
| Guncellendi | Ayni plaka/telefon vardi, mevcut kayit guncellendi |
| Atlandi | Zorunlu alan eksik veya hata olustu — Hatalar listesine bakin |
| Alan | Gecerli Degerler |
|---|---|
| Arac Tipi | kamyon / kafa / dorse / kamyonet / minibus / otomobil / is_makinesi / motosiklet |
| Surucu Rol | sofor / bas_sofor / yetkili / firma_admin / operasyon_muduru |
| Police Turu | kasko / trafik / ihtiyari_mali / yuk / sgk / diger |
| Tarih Formati | GG.AA.YYYY — ornek: 15.06.1985 |
| Ehliyet Sinifi | B / BE / C / CE / D / DE vb. |
Telefon numarasi kullanici adi olarak atanmistir (sadece rakamlar). Sifre: 123456.
Sorun devam ederse: Firmalar → Kullanicilar → Sifre Sifirla.
Surucu otomatik bildirim alir. Ozluk Dosyam → Cezalarim menusunden tutar, odeme tarihi ve arac bilgisiyle gorur.
Sistem plakaya gore kontrol eder, silmez — gunceller. Veri kaybi olmaz.
Police Excel'indeki plaka sistemdeki plaka ile eslesmelidir. Plakayi buyuk harfle yazin, bosluklar otomatik normalize edilir.
Sablon 100 satir icin tasarlanmistir, daha fazla satir eklenebilir. 500'den fazla satir varsa birden fazla dosyaya bolunmesi onerilir.
Ad, Soyad, Telefon zorunludur. Diger alanlar (ehliyet, SRC vb.) sonradan profil duzenlemeden girilebilir.